商业技术一直在进步。这十年看到了基于云的数据存储和软件的兴起。这些基于云的系统提供了令人难以置信的灵活性，使用户无需昂贵的硬件投资即可从任何地方访问其系统。但是，还有更多方法可以在现代业务环境中使用云。最近的趋势是基于云的电话系统。
什么是基于云的电话系统？
从本质上讲，基于云的商务电话系统是通过互联网而不是传统座机运行的电话服务。那么，基于云的电话系统如何工作？
当您注册云电话系统时，您的业务将选择一个带有帐户的电话号码。然后，您使所有经过验证的用户都可以通过其计算机系统或手机访问该电话号码。然后，用户可以看到传入的呼叫，并使用数字电话，手机甚至计算机接听电话。
由于电话系统通过云运行，因此它也将所有电话数据存储在云中。使用这些系统的公司可以访问呼叫记录并将其存储在公司云上，而无需投资新的存储硬件。他们还允许设置传入呼叫的特定规则。例如，用户可以自动将电话号码或号码类型路由到特定的员工，而不是通过接待员，从而加快客户服务和响应时间。
使用基于云的电话系统进行业务的好处
将您的座机电话服务转换为基于云的电话系统的前景可能引起了您的好奇心，但是您可能仍在努力了解这比现有的座机系统更好。使用云电话系统进行业务的一些好处包括以下内容。
- 改善客户体验：使用座机系统，您的业务可能需要多个数字，每个单独的位置一个。它可能会使客户感到非常困惑，还可以增加他们在电话上花费的时间试图接触合适的人。借助基于云的电话系统，您的企业只需要一个数字即可访问每个位置并与任何员工联系，从而减少了客户的困惑。此外，自动化，自动参与者和基于规则的路由可以减少整体客户等待时间，从而进一步改善他们的体验。
- 扩展的集成：基于云的业务工具更容易地集成到其他业务流程中，这对任何公司都是重要的好处。根据研究，将业务通信与日常工作流程应用程序集成有助于提高整体效率。此外，工作流集成使系统更加用户友好地用于培训。
- 员工可访问性：任何时间都可以从任何位置访问任何基于云的系统，而云业务电话系统也不例外。这个原因是42％选择将操作切换到云的公司的主要驱动力。借助基于云的业务电话系统，任何具有计算机，智能手机或连接的桌子手机的员工都可以访问其所有标准呼叫功能。该技术增强了远程功能，使员工能够有效地工作并响应任何位置的请求。这也使多站点公司更加连接。
- 最大化效率：云电话服务不仅可以通过改善集成和访问来提高效率。从IT的角度来看，基于Web的电话系统也更容易管理。IT人员可以更有效地使用洞察力来对系统进行故障排除和重新配置，从而导致整体电话系统错误和最大正常运行时间更少。
- 高级功能：企业的云电话系统包含许多功能，许多配置具有可自定义的选项，因此您只能选择所需的选项。一些高级功能包括使用多个物理手机选项，添加各种扩展，管理消息和语音邮件，向前通话，甚至提供业务SMS选项的功能。还提供自动化选项，包括呼叫路由，虚拟助手和自动服务员。
- 提高可伸缩性：业务云电话服务可扩展以满足您的需求。如果您的业务增长或缩小尺寸，则您的电话系统可以随您的需求而上下扩展。基于云的系统允许您根据需要添加和删除扩展名，仅为使用的系统添加和删除。这些系统还允许您在繁忙的季节暂时添加优质功能。
- 业务连续性：云电话系统对企业的最显着好处之一是它们提供出色的连续性的能力。基于云的通信系统仍然可以防止恶劣的天气或灾难，确保您的通信线在暴风雨中保持开放。此外，即使您的实体位置暂时无法使用，远程工作的能力也可以使您的业务运行。
- 简化设置：云电话系统的另一个重要好处是它们非常容易实施。基于云的电话系统可以快速且直接设置，并且可以轻松地与您现有的硬件和资源进行集成。您可以跳过所有这些，而不是重新编程和重新编程传统的电话系统，而是直接使用基于云的电话服务来打电话。
- 降低成本：任何企业的最终关注点是底线，云电话服务可以并且可以节省企业的资金。与传统电话系统相比，基于云的电话系统的安装，维护和升级要便宜得多。更好的是，云业务电话系统使公司可以访问高级功能而无需更高的成本。所有这些意味着您的业务将通过一个直接的开关获得提高的功能和盈利能力。
您应该切换到云吗？
即使有云电话服务的所有好处，您也可能想知道现在是否值得切换。以下是要考虑的几件事，以确定您的业务电话系统是否应移至云。
- 系统的年龄：如果您使用的是五年以上的电话系统，那么您就要更新了。较新的技术进步迅速将IP PBX和TDM系统留在后面。很快，可能很难与这些系统找到技术人员，更换零件和兼容软件。通过升级到将不断更新以与最新技术集成的云系统，从而领先于技术曲线。
- 未来过渡：如果您的企业希望在未来几年内搬家，那么您将无法承受任何服务停机时间。本地电话系统在身体移动期间无法继续顺利运行，但是基于云的系统可以。如果您的企业希望将操作扩展到多个位置或增加其远程访问功能，那么考虑到基于云的系统至关重要。借助基于云的系统，您的客户可以到达所有位置，甚至可以拥有一个数字的远程员工。
- 潜在自动化：如果您正在寻找系统中的更多控制和自动化，则基于云的电话系统是解决此问题的好方法。基于云的电话系统允许一组扩展的功能和集成，包括小组会议，视频呼叫，简单的传输和呼叫记录。
- 其他云过渡：如果您的企业计划将操作的其他方面过渡到云，那么值得一看的是您的提供商是否提供基于云的电话服务作为捆绑包的一部分。如果是这样，请立即进行切换可能是一个不错的选择。
如果您的业务符合这些条件中的任何一个，则可能是新的云商务电话系统的理想选择。
将业务的电话系统切换到云
如果您认为您的业务已经准备好进行切换，那么下一步就是开始计划过渡。虽然基于云的电话系统是一旦实施的限制和维护，但转换需要一些时间和计划。当您准备进行更改时，这里有一些指导方针需要考虑以帮助该过程。
1.明智地选择您的供应商
成功过渡到基于云的业务电话系统的最重要因素是正确的供应商。您的业务需要能够信任您的供应商，其证书以及它们适当安全地管理您的数据的能力。潜在供应商中要寻找的一些主要内容包括以下内容。
- 优先考虑安全：您的供应商需要像您一样认真对待安全性。通常，您的供应商将承担确保基于云的数据安全的责任，因此选择具有宽松安全协议的供应商会危害您的数据并可能导致停机时间。
- 具有基本特征：评估供应商时，请确保您要查看的公司可以提供您业务所需的所有功能。此外，查看他们是否提供缩放和自定义选项 - 您不想为业务不使用的功能付费。
- 提供支持：向任何潜在的供应商询问其支持服务的程度。他们提供设置帮助吗？他们的支持团队的可用性是什么，到达他们有多容易？您还可以研究类似于您的企业的在线评论，以确定供应商及其客户服务实践的质量。
- 展示可靠性：停机时间对任何公司都是危险。尽管每个公司都遇到历史上的停机时间，但请研究任何潜在的供应商，以查看他们过去遇到停机时间的频率，事件发生了多长时间以及他们处理的步骤。
在您评估了一些可行的选项并收到每个供应商的详细出价之前，请勿选择供应商。
2.通知您当前的提供商
一旦您为云业务电话系统选择提供商，请通知您当前的电话服务（如果有的话）。确定您是否有任何合同来纪念您的旧服务并设置过渡日期。理想情况下，此过渡日期将在您与旧提供商的终止日期之前略有略有限制 - 这使您的企业有一些时间可以正确设置新系统并防止任何停机时间。
3.选择或雇用团队
有了任何迁移或过渡，您需要一个致力于确保过渡尽可能顺利进行的团队。选择一些员工在您有过渡日期后立即领导过渡，然后选择一个担任项目经理的员工。该团队将负责与旧服务提供商进行交流，协调任何硬件更改并实施转换。
如果您的公司相对较小，或者不能让员工替换开关，请考虑雇用专门从事云过渡的公司。来自受信任供应商的专业团队可以从第三方角度评估您当前的系统，协调潜在的变化并帮助顺利实施过渡。
4.备份数据
如果您的公司需要您的旧电话系统数据，请在过渡之前和期间稳定地存储此数据。将所有关键信息复制到云驱动器中以方便访问，或查看您的提供商是否为过渡前数据提供了额外的存储空间。
5.设置您的系统
在过渡之日，您团队有责任处理所有物理和技术变化。这些将包括做出一些选择并设置一些系统基础，例如以下内容。
- 选择您的电话号码：使用基于云的系统，您可以为业务选择本地或1-800号码。
- 设置自动化选项：旨在尽快在新系统中实现基本自动化选项。其中包括设置您的基本通话路由规则或自动参与者服务。
- 设置用户访问：在安装后选择一组个人以立即访问和测试系统。
同样，通常最好在旧服务终止日期之前设置新系统。这个时机使您的业务有些余地可以正确设置您的新系统并进行适当的测试。
6.测试新系统
一旦您选择的供应商安装了系统，就该进行测试和调整了。您的测试团队应实施任何呼叫路由规则或自定义配置，并放置测试调用，以确保新服务按预期工作。理想情况下，您的测试团队应该有足够的时间来实施所有配置，并进行包括虚拟交通测试在内的彻底测试，以确保您的系统在启动之前正常工作。
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